Vraag
Is het mogelijk de rol van vertrouwenspersoon te laten invullen door een eigen medewerker.

Het gebeurt inderdaad in de praktijk. Vooral in het onderwijs worden bijvoorbeeld leerkrachten wel voor een gering aantal uren per jaar vrijgesteld om als interne vertrouwenspersoon op te treden. In bedrijven wordt de functie wel vervuld door een HRM- medewerker of bedrijfsmaatschappelijk werker.
Het is de vraag of het verstandig is. Deze interne vertrouwenspersonen hebben ook een andere pet op, vaak zijn ze adviseur van het management. Daar ligt een mogelijke belangenverstrengeling waardoor het moeilijk kan zijn niet in een rolconflict te komen als er een melding of klacht komt van ongewenst gedrag. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een leerkracht of een manager er zelf bij betrokken is.
De positie van een eigen medewerker kan drempelverhogend werken als slachtoffers er niet zeker van zijn dat volledige vertrouwelijkheid gewaarborgd is.
De opvatting onder vertrouwenspersonen is dat de combinatie van de functie van vertrouwenspersoon met een andere functie intern niet aan te raden is.
De landelijke brancheorganisatie heeft uitgesproken dat dit bijvoorbeeld geldt voor de combinatie van vertrouwenspersoon en HRM-medewerker wegens mogelijke belangenverstrengeling.

Vraag
Is het aan te raden de functie van vertrouwenspersoon ongewenst gedrag (VPO) te combineren met die van vertrouwenspersoon Integriteit (VPI).

Deze vraag wordt steeds vaker gesteld. Voor medewerkers die een melding willen doen of een klacht willen indienen, is het waarschijnlijk gemakkelijker als er één aanspreekpunt is. Of er sprake is van ongewenst gedrag of van misstanden of onregelmatigheden; de medewerker heeft één loket.
Ook is het zo, dat er steeds meer meldingen worden gedaan bij de vertrouwenspersonen die te maken hebben met zowel integriteit als ongewenst gedrag; soms gaan ze samen en dan is het loket lastig te splitsen.
Er zijn ook opleidingen voor deze combifunctie.
De landelijke vereniging van vertrouwenspersonen (LVV) accepteert de combifunctie maar stelt dat er wel voorwaarden moeten worden gesteld voordat de combifunctie wordt ingevuld. Deze voorwaarden hebben te maken met goede afspraken vooraf over procedures, maar vooral met de deskundigheid van de vertrouwenspersoon; deze moet op beide terreinen deskundig zijn. Want er zijn wezenlijke verschillen:
-    Inhoudelijk gaat het meestal om verschillende zaken, Voor zowel de betrokkenen als voor de organisatie is er verschil tussen een melding of klacht over ongewenst gedrag en een melding over integriteit; de impact kan heel verschillend zijn. Ook juridisch gezien zijn het heel verschillende terreinen.
-    De trajecten verlopen heel verschillend in de vervolgfase na een eerste contact met de vertrouwenspersoon. Een melding of klacht over ongewenst gedrag leidt tot gesprekken tussen partijen (meestal) of tot een indiening van een klacht volgens de geldende klachtenprocedure. De vertrouwenspersoon integriteit heeft specifieke juridische kennis nodig, en heeft met een meldprocedure en/of klokkenluidersregeling te maken. Veelal treedt hij op als adviseur of klankbord.
-    De positie van de medewerker. Bij ongewenst gedrag bepaalt de melder/ster de grens wat ongewenst is. Deze bepaalt ook of er een vervolg aan wordt gegeven. Vertrouwelijkheid is van groot belang. Bij integriteit is de melder meestal niet het slachtoffer, maar een ander of de organisatie. Dus kan in het belang van de organisatie het belang van de melder ondergeschikt zijn. Dat kan betekenen dat er vervolg moet komen zonder toestemming van de melder. In de praktijk is bovendien gebleken dat melders van fraude of misstanden grote risico’s kunnen lopen doordat ze collega’s betichten of zich vervreemden van collega’s in de organisatie. Dit vraag om grote zorgvuldigheid.
-    Er is inhoudelijk verschillende kennis nodig om beleid te ontwikkelen op de twee werkterreinen; in onze ogen stelt het hoge eisen aan de vertrouwenspersoon op beide gebieden; anders verdient het aanbeveling de functies te scheiden en onder te brengen bij verschillende personen.